מסמכי הכנסות ומסמכים נלווים – אילו מסמכים חייב עוסק להפיק ?

כל עוסק בוודאי נתקל בשאלה אילו מסמכי הכנסות עליו להפיק בעת קבלת תקבול, כאשר המקור החוקי לכך הינו חוק מס ערך מוסף, תשל"ו-1975 והוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973, אבל אם אינכם רואי חשבון או יועצי מס, ככל הנראה לא תבינו מהי כוונת המשורר. נכון, רבים מכם יאמרו מה הבעיה, הרי יש תוכנות להפקת מסמכים חתומים דיגיטלית, אולם אלו אינן יכולות לומר לכם מהו סוג המסמך הנכון לעסק שלכם, האם קבלה, חשבונית מס/קבלה, חשבונית מס, חשבונית עסקה, דרישת תשלום, תעודת משלוח, הזמנת עבודה וכיו"ב. הפקת מסמך שגוי עלול להסתיים בסנקציות מצד הרשויות עד כדי פסילת ספרים ומתן שומה לפי מיטב השפיטה.

במאמר זה אתייחס למסמכי הכנסות ומסמכים נלווים הנדרשים על ידי עוסק פטור, עוסק מורשה המדווח לפי בסיס מזומן או לפי בסיס מצטבר.

עוסק פטור

כאן הנושא פשוט ביותר, היות ולפי הוראות החוק הנ"ל נדרש לקיים מערכת הנהלת חשבונות המחייבת לנהל שוברי קבלה או ספר פדיון יומי ותיק תיעוד חוץ (סעיף 2א להוראות ניהול ספרים), בהנחה שסעיף 31 (3) לחוק מע"מ לא חל עליו (עסקאות של עוסק פטור, למעט עסקאות שהן מכירת מקרקעין, או עסקאות שהן מכירת ציוד שאינו מקרקעין שבעת רכישתו נוכה מס תשומות ששולם בשלו).

לעיתים, על מנת לקבל תשלום ממוסדות או חברות גדולות נדרש העוסק, על אף היותו עוסק פטור, להפיק מסמך נוסף כעדות למתן השירות טרם התשלום, בדרך כלל ידרש מהעוסק הפטור להפיק חשבון עסקה או דרישת תשלום או חשבונית עסקה (בכל תוכנה המסמך נקרא אחרת), כאשר מסמכים אלו אינם מהווים אירוע מס לעניין מע"מ ומס הכנסה.

יש שיטענו כי לפי סעיף 45 לחוק מע"מ יש להוציא חשבונית עסקה בכל מקרה, שהרי רשום במפורש בחוק מע"מ כי עוסק חייב להוציא לקונה חשבונית עסקה על כל עסקה או חלק מעסקה גם אם הם פטורים ממס, אולם סעיף 47 אומר כי ניתן להוציא חשבונית מס במקום חשבונית עסקה.

נוסף על כך, סעיף 51 (3) קובע כי שר האוצר רשאי לקבוע הוראות משלימות לסוגי עסקאות ועוסקים. לרבות פטורים לעוסקים, לסוג עוסקים או לסוג עסקאות מחובת הוצאת חשבונית, והתנאתם בניהול רישומים או בהוצאת מסמכים במקום חשבונית.

עוסק מורשה – המדווח על בסיס מזומן

נותן שירותים הכפוף לתחולת תיקון 41 לחוק מע"מ, בו נקבע כי בעסקאות של מתן שירות על ידי עוסק שמחזורו נמוך מ- 15 מיליון ש"ח בשנה וחלה עליו חובה לנהל פנקסי חשבונות לפי תוספת י"א להוראות ניהול ספרים, יחול מועד החיוב במס עם קבלת התמורה, כלומר עם קבלת התמורה (מזומן, שיק, אשראי וכיו"ב) העוסק יוציא מסמך מסוג חשבונית מס/קבלה.

הדין הנ"ל חל גם על יצרנים קטנים, שמחזור עסקאותיהם אינו עולה על 3,450,000 ש"ח ומוכר טובין שמחזור עסקאותיו אינו עולה על 2,000,000 ש"ח בשנה, כפי שעודכן בתיקון 48 (קדמו לכך תיקונים נוספים, אולם אלו היו מצומצים בהיקפם והתיקנים שלאחריהם הרחיבו את מעגל הזכאים לדווח למע"מ על בסיס מזומן, אי לך לא נלאה אתכם בהתפתחות שחלה החל מ-2011 עד היום).

מטרת התיקון הנ"ל הינה להקל על ציבור העסקים הקטנים והבינוניים ולהקביל את מועד קבלת התמורה למועד הדיווח והתשלום למע"מ, על מנת שאלו לא יאלצו לשלם מע"מ בטרם קיבלו את הכסף מהלקוח, שבדרך כלל עובד עימם בתנאי אשראי של שוטף + 30 ומעלה.

עוסק הנותן שירותים כאמור לעיל יוציא בדרך כלל חשבונית עסקה בגמר מתן השירות, לפני שיוציא חשבונית מס/קבלה.

מוכר טובין, כאמור לעיל, יוציא עם משלוח הטובין ללקוח תעודת משלוח או לחילופין יצרף חשבונית מס/קבלה במקום (בדרך כלל רק כאשר נפח הניפוק ללקוח בתדירות גבוהה, מוציאים תעודות משלוח ובסוף חודש מוציאים חשבונית מס מרכזת המאגדת את כלל תעודות המשלוח שיצאו).

יצרנים, קבלנים, טכנאי שיניים, יהלומנים ונותני שירותים אחרים מחוייבים להוציא מסמך מסוג הזמנת עבודה. במידה והשירות מבוצע בנוכחות המזמין והתמורה מתקבלת מייד עם סיום מתן השירות, במקום עסקו הקבוע של נותן השירות ונערך תיעוד נדרש – כלומר יצאה חשבונית מס/קבלה, אזי העוסק פטור מהוצאת הזמנה.

עוסק הנותן שירותים ומחזורו מעל 15 מיליון ש"ח בשנה יוציא חשבונית מס לפי הדין הישן, כלומר תוך 14 יום כפי שקובע סעיף 46 לחוק מע"מ.

חשוב לציין כי הגדרת שירות לעניין חוק מע"מ הינה "כל עשיה בתמורה למען הזולת שאיננה מכר, לרבות עסקת אשראי והפקדת כסף ובחבר-בני-אדם – גם עשיה כאמור למען חבריו אף ללא תמורה או בתמורת דמי חבר; עבודת עובד איננה בגדר שירות למעבידו".

עוסק מורשה – המדווח על בסיס מצטבר

מי שאינו נכלל בתיקון הנ"ל, כלומר עוסק מורשה הנותן שירותים שמחזורו עולה על 15 מיליון ש"ח בשנה ויצרנים ומוכרי טובין גדולים (שאינם נמנים עם אלו שהוזכרו בפסקה הקודמת), יוציאו חשבונית מס תוך 14 יום ממועד מסירת הטובין או מיום קבלת התשלום בעסקת שירותים.

חשוב לציין כי מוכר טובין שלא ילווה את הטובין בתעודת משלוח, יאלץ להוציא חשבונית מס במועד מסירת הטובין ולא יוכל להמתין 14 יום.

חשבונית עסקה – עוסק כאמור לעיל יוציא חשבונית עסקה עם גמר מתן השירות.

חשבונית מס – בעסקה של מתן שירות על העוסק להוציא חשבונית מס תוך 14 יום ממועד קבלת התשלום מהלקוח. בעסקה של אספקת טובין יש להוציא חשבונית מס תוך 14 יום מהיום שבו נמסרו הטובין ללקוח, ללא קשר למועד התשלום.

קבלה – עם קבלת התקבול (מזומן, שיק, אשראי וכיו"ב), על העוסק להפיק קבלה.

תעודת משלוח – עם יציאת טובין ללקוח על העוסק לצרף תעודת משלוח או חשבונית מס, במידה ולא צורפה תעודת משלוח.

יצרנים, קבלנים, טכנאי שיניים, יהלומנים ונותני שירותים אחרים מחוייבים להוציא מסמך מסוג הזמנת עבודה.

לסיכום, הפקת מסמכים אינו עניין של מה בכך, מומלץ להתייעץ בטרם מפיקים מסמכים ומתחילים להשתמש במערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת או אפליקציה. הפקת סוג מסמך שאינו מתאים לעסק עלול להוביל לסנקציות כדוגמת קנסות, עיצומים כספיים עד כדי פסילת ספרים מצד רשויות המס. מלבד זאת, הפקת מסמכים נאותה יכולה לתרום רבות לסדר וארגון בעסק, שיסייע לגביית כספים מסודרת וימנע אובדן הכנסות.

האמור אינו מהווה יעוץ או חוות דעת ועל הקורא להתייעץ עם איש מקצוע.
הכותב הינו רואה חשבון, מייסד אתר AccounTech חשבונאות דיגיטלית, ניתן לפנות במייל/ווטסאפ/ טלפון המפורסמים באתר.